Privacybeleid

1. Wie wij zijn en hoe je ons bereikt

1.1. 1% Improvement biedt begeleiding rond persoonlijke groei, gezondheid en mentale veerkracht, coaching, counseling voor zover aangeboden, educatieve content, digitale trajecten en evenementen.

1.2. De juridische onderneming achter 1% Improvement is MCY-Consult CommV, ondernemingsnummer 0788.870.811, btw-identificatie BE0788870811. Voor de verwerkingen waarvan deze onderneming het doel en de middelen bepaalt, is zij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Adres: Van Haeftenlaan 3, 2950 Kapellen, België

Website: https://onepercent-improvement.com

E-mail voor privacyvragen en verzoeken: info@mcy-consult.com

Je kunt ons ook bereiken via de contactpagina op onze website.

1.3. Er zijn momenteel twee personen betrokken bij onze werking en geen externe coaches of consulenten aan wie wij begeleiding uitbesteden. Alleen wie voor zijn of haar taak toegang nodig heeft, mag persoonsgegevens raadplegen. Het feit dat twee personen bij de werking betrokken zijn, geeft hen niet automatisch toegang tot elk cliëntdossier.

1.4. Technische dienstverleners kunnen wel persoonsgegevens voor ons verwerken. Zij zijn dus te onderscheiden van externe begeleiders. Wanneer een professional bij een toekomstige samenwerking zelf de doeleinden en middelen van een eigen verwerking bepaalt, moet diens rol als afzonderlijke of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijk worden beoordeeld. Wij informeren je vóór een dergelijke wijziging; dit beleid geeft geen onbeperkte toestemming voor toekomstige gegevensdeling.

2. Voor wie dit beleid geldt en waar gegevens vandaan komen

2.1. Dit beleid geldt voor websitebezoekers, personen die ons contacteren, nieuwsbriefabonnees, klanten, deelnemers aan evenementen en gebruikers van onze digitale leeromgevingen en communities.

2.2. Wij ontvangen gegevens hoofdzakelijk rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via formulieren, inschrijvingen, aankopen, berichten, vragenlijsten en gesprekken. Bij gebruik van onze website of online dienstverlening ontstaan daarnaast technische gegevens en gebruiksgegevens. Betaal- en communicatieleveranciers kunnen ons een betalingsstatus of afleverinformatie bezorgen.

2.3. Als wij gegevens over jou van iemand anders ontvangen, informeren wij je over de bron, gegevenscategorieën en verwerking binnen de termijnen van artikel 14 AVG, tenzij een wettelijke uitzondering geldt. Een doorverwijzing geeft ons niet automatisch toegang tot een volledig dossier bij een andere professional.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

3.1. Afhankelijk van je contact met ons verwerken wij de volgende categorieën:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, adres waar nodig en telefoonnummer als je dit verstrekt of dit nodig is voor de afgesproken dienst.
• Communicatiegegevens: vragen, berichten, afspraken, correspondentie en informatie die je zelf via een formulier deelt.
• Bestel- en facturatiegegevens: gekozen aanbod, bestelnummer, facturatieadres, eventuele ondernemingsgegevens, betaalstatus en noodzakelijke transactiegegevens.
• Account- en leergegevens: accountnaam, profielgegevens, toegangsrechten, cursusdeelname, voortgang, quizresultaten, opdrachten en interacties binnen een traject.
• Begeleidingsgegevens: intakegegevens, doelen, antwoorden op vragenlijsten of assessments, relevante gespreksnotities en informatie die nodig is om de afgesproken begeleiding op te volgen.
• Gegevens bij online sessies: weergavenaam, deelnamegegevens, stem, beeld als je camera aanstaat, chatberichten en gedeelde informatie. Transcripties, opnamen of AI-samenvattingen worden alleen verwerkt onder de afzonderlijke voorwaarden in artikel 7.
• Nieuwsbriefgegevens: e-mailadres, eventuele naam en voorkeuren, registratie van inschrijving en toestemming, uitschrijving en technische afleverinformatie.
• Technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaatinformatie, tijdstip van toegang, beveiligingslogboeken en, waar toegestaan, cookie- en gebruiksgegevens.

3.2. Informatie over fysieke of mentale gezondheid is een bijzondere categorie persoonsgegevens. Ook antwoorden of afgeleide scores over slaap, stress, klachten of mentale veerkracht kunnen gezondheidsgegevens zijn. Het vrijwillig delen daarvan maakt verwerking niet automatisch toegestaan.

3.3. Wij vragen alleen gegevens die relevant zijn voor het betrokken doel. Deel geen uitgebreide gezondheidsinformatie via een algemeen contactformulier of een communitybericht als dit niet nodig is. Wij lichten toe hoe noodzakelijke vertrouwelijke informatie passend kan worden gedeeld.

4. Doeleinden en rechtsgronden

4.1. Contact en voorbereiding. Wij gebruiken je contactgegevens en berichten om je vraag te beantwoorden en een aangevraagde dienst voor te bereiden. Als je stappen vraagt met het oog op een overeenkomst, steunt dit op artikel 6, lid 1, onder b AVG. Voor algemene vragen die niet op een overeenkomst zijn gericht, steunen wij op ons gerechtvaardigd belang om communicatie zorgvuldig te behandelen, na afweging van jouw rechten en verwachtingen.

4.2. Uitvoering van de overeenkomst. Voor boekingen, begeleiding, levering van cursusmateriaal, toegangsbeheer, ondersteuning, voortgangsopvolging voor het afgesproken traject en organisatie van evenementen verwerken wij noodzakelijke gegevens op basis van artikel 6, lid 1, onder b AVG. Wij gebruiken deze grond niet voor optionele marketing of andere niet-noodzakelijke verwerkingen.

4.3. Administratie. Voor verplichte boekhouding, facturatie en fiscale bewaring steunen wij op een wettelijke verplichting, artikel 6, lid 1, onder c AVG. Voor noodzakelijke behandeling van betwistingen en bescherming van onze rechten kan artikel 6, lid 1, onder f AVG gelden. Wij beperken de gegevens en de toegang tot wat voor dat doel nodig is.

4.4. Nieuwsbrieven. Nieuwsbrieven en commerciële updates sturen wij op basis van je afzonderlijke toestemming, artikel 6, lid 1, onder a AVG. Een aankoop, contactaanvraag of download schrijft je niet automatisch in. Noodzakelijke berichten over je bestelling of afspraak worden verstuurd voor de uitvoering van de overeenkomst en kunnen ook na uitschrijving van de nieuwsbrief nodig blijven.

4.5. Beveiliging. Voor het voorkomen en onderzoeken van misbruik en het beveiligen van onze systemen kunnen wij beperkte technische gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, artikel 6, lid 1, onder f AVG. Wij beoordelen noodzaak en proportionaliteit. Deze grondslag vervangt geen toestemming die voor cookies of vergelijkbare technologieën vereist is.

4.6. Websiteanalyse en verbetering. Wij gebruiken waar mogelijk werkelijk anonieme of geaggregeerde gegevens. Voor niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare tracking vragen wij vooraf toestemming. Persoonsgebonden leergegevens worden niet zonder verdere beoordeling hergebruikt voor andere doeleinden, zoals marketingprofielen, producttraining of AI-training.

4.7. Optionele opnamen, transcripties en AI-samenvattingen van cliëntsessies verwerken wij volgens artikel 7 op basis van afzonderlijke toestemming. Voor gezondheidsgegevens is daarnaast een geldige uitzondering van artikel 9 AVG nodig, zoals uitgewerkt in artikel 5.

4.8. Als wij op gerechtvaardigd belang steunen, wegen wij dit af tegen jouw privacybelangen en kun je wegens jouw specifieke situatie bezwaar maken. Je kunt via artikel 1 nadere informatie over die afweging vragen.

5. Gezondheidsgegevens en andere gevoelige gegevens

5.1. Voor verwerking van gezondheidsgegevens volstaat een overeenkomst of een gerechtvaardigd belang niet. Naast een grondslag uit artikel 6 AVG moet een uitzondering op het verbod van artikel 9 AVG van toepassing zijn.

5.2. Voor niet-medische coaching waarbij noodzakelijke gezondheidsgegevens worden verwerkt, vragen wij vooraf afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming overeenkomstig artikel 9, lid 2, onder a AVG. Wij leggen uit welke gegevens worden gebruikt, waarom, door wie en voor hoe lang. Toestemming voor begeleiding is geen toestemming voor opname, AI-samenvatting, reclame of publicatie.

5.3. Indien een specifieke dienst als gereglementeerde gezondheidszorg wordt verleend, beoordelen wij vooraf of artikel 9, lid 2, onder h AVG en de vereiste wettelijke en beroepsgeheimwaarborgen daadwerkelijk van toepassing zijn. Wij informeren je vóór die verwerking over de bevoegde zorgverlener, de concrete grondslagen en eventuele bijzondere dossier- en bewaarplichten. Deze uitzondering geldt niet automatisch omdat wij spreken over gezondheid, coaching of counseling.

5.4. Je kunt toestemming op elk moment intrekken. Dit tast de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet aan. Wij stoppen dan de verwerking die daarop steunt, tenzij een afzonderlijke toepasselijke wettelijke grond een bepaalde verdere verwerking toestaat of verplicht. Indien bepaalde gegevens noodzakelijk zijn om een specifieke begeleiding verantwoord te kunnen uitvoeren, bespreken wij welk deel zonder die gegevens mogelijk blijft en welke gevolgen er voor dat onderdeel zijn. We gebruiken dit niet om toestemming voor optionele AI of opnamen af te dwingen.

5.5. Wij gebruiken gezondheidsgegevens niet voor nieuwsbrieven, advertentiedoelgroepen of commerciële profilering. Wij voeren ze niet in externe generatieve AI zoals ChatGPT in. Toegang tot gezondheidsgegevens wordt beperkt tot de personen die die toegang daadwerkelijk nodig hebben en die passende vertrouwelijkheidsverplichtingen hebben.

6. Interne AI-ondersteuning en menselijke beoordeling

6.1. Wij gebruiken onder meer ChatGPT voor interne research, contentcreatie, ideeën, systeemontwikkeling en administratieve ondersteuning. In deze externe generatieve AI-toepassingen voeren wij momenteel geen cliëntpersoonsgegevens in. Dat omvat ook berichten, dossiers, facturen en casussen waaruit een cliënt indirect kan worden herkend.

6.2. Alleen een naam verwijderen is niet noodzakelijk anonimiseren. Gepseudonimiseerde gegevens blijven persoonsgegevens wanneer heridentificatie mogelijk is. Voor voorbeelden gebruiken wij fictieve of daadwerkelijk niet-herleidbare informatie.

6.3. Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die voor cliënten rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben. Eventuele vragenlijsten en scores ondersteunen de begeleiding; zij vormen geen zelfstandige medische diagnose. Wij beoordelen relevante uitkomsten menselijk.

6.4. Als ons gebruik wijzigt, beoordelen wij vooraf onder meer doel, rechtsgronden, noodzakelijkheid, leverancier, beveiliging en informatieplicht. Een wijziging van deze tekst levert op zichzelf geen toestemming voor een nieuwe verwerking op. Waar nodig vragen wij afzonderlijke toestemming vóór de verwerking begint.

7. Zoom en AI-samenvattingen

7.1. Voor online gesprekken gebruiken wij Zoom. Binnen onze werking worden soms AI-samenvattingen gebruikt. Als dit gebeurt bij een cliëntgesprek, kan Zoom gespreksinhoud verwerken, ook zonder dat wij gegevens handmatig in ChatGPT invoeren. Die inhoud kan gezondheidsgegevens bevatten.

7.2. Voor een cliëntsessie activeren wij een AI-samenvatting, transcriptie of opname alleen nadat de betreffende werkwijze is beoordeeld en jij vooraf specifieke informatie hebt ontvangen en afzonderlijk geldig hebt toegestemd. Bij gezondheidsgegevens vragen wij voor deze optionele verwerking uitdrukkelijke toestemming. Je kunt de sessie zonder deze optionele functies volgen. We schakelen ze niet automatisch in omdat je eerder algemene voorwaarden hebt aanvaard.

7.3. Vóór activering leggen wij concreet uit welke functie wordt gebruikt, welke gegevens zij verwerkt, met welk doel, welke leverancier en eventuele subverwerkers betrokken zijn, wie de uitkomst ontvangt, waar gegevens worden verwerkt, hoe lang input en output worden bewaard en hoe je toestemming intrekt. Een eventuele audiovisuele opname wordt afzonderlijk besproken; een samenvattingsfunctie betekent niet automatisch dat zo’n opname wordt bewaard.

7.4. Een pictogram, banner of gesproken melding van Zoom informeert over activering, maar bewijst niet op zichzelf dat geldige, vrije, specifieke, geïnformeerde en uitdrukkelijke toestemming is verkregen. Ook aanwezigheid in het gesprek of niet protesteren volstaat daarvoor niet.

7.5. Bij weigering of intrekking schakelen wij de betrokken optionele functie uit en gebruiken wij een werkwijze zonder AI-samenvatting. Wij bewaren alleen de voor begeleiding noodzakelijke menselijke notities op de daarvoor toepasselijke grondslagen. Bij groepsgesprekken gebruiken wij geen AI-functie die gegevens van niet-instemmende deelnemers verwerkt.

7.6. Wij controleren een AI-samenvatting op relevante fouten voordat wij deze gebruiken voor de begeleiding. Wij beperken de ontvangers; een samenvatting wordt niet automatisch aan alle deelnemers of andere personen verspreid. Je kunt onjuiste persoonsgegevens laten corrigeren.

7.7. Voor input, tijdelijke transcripties, samenvattingen en eventuele opnamen kunnen verschillende opslag- en verwijderinstellingen gelden. Wij maken geen algemene belofte dat alle gegevens uitsluitend in de EU blijven, onmiddellijk worden gewist of nooit een andere modelleverancier bereiken. De concrete verwerking moet overeenstemmen met de vooraf verstrekte sessie-informatie en de beoordeelde instellingen en contracten. Zonder die duidelijkheid gebruiken wij de optionele AI-functie niet voor cliëntgesprekken.

8. Ontvangers en dienstverleners

8.1. Wij verkopen geen persoonsgegevens. Binnen onze organisatie is toegang beperkt tot wat nodig is voor de betrokken taak.

8.2. Bij onze dienstverlening gebruiken wij de volgende in onze bestaande werking vermelde toepassingen en categorieën dienstverleners:

• MailerLite voor nieuwsbriefbeheer en verzending.
• WPForms voor contact- en inschrijfformulieren.
• Hosting-, e-mail-, beveiligings- en IT-dienstverleners voor het technisch aanbieden en onderhouden van onze systemen.
• Tutor LMS voor de digitale leeromgeving en cursusvoortgang.
• WooCommerce voor bestellingen en accountbeheer, met de bij het afrekenen aangegeven betaaldienstverleners voor betalingen.
• Zoom voor online sessies en, onder artikel 7, optionele AI-samenvattingen.
• Administratieve of professionele dienstverleners voor zover noodzakelijk voor boekhouding, wettelijke verplichtingen of een concrete rechtsvordering.

8.3. WPForms, Tutor LMS en WooCommerce zijn ook namen van software. Alleen het gebruik van een lokaal geïnstalleerde plug-in betekent niet dat de ontwikkelaar alle ingevoerde gegevens ontvangt. Ontvangers hangen af van hosting, ingeschakelde clouddiensten, koppelingen en ondersteuning. Wij beperken die toegang en zorgen dat de feitelijke verwerkingen in onze administratie en aanvullende informatie worden opgenomen.

8.4. Als een leverancier namens ons verwerkt, sluiten wij de vereiste verwerkersovereenkomst en beoordelen wij passende waarborgen, subverwerkers en beveiliging. Sommige partijen, bijvoorbeeld bepaalde betaaldienstverleners of wettelijke instanties, kunnen voor eigen doeleinden afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn. Dat wordt niet opgelost door hen zonder beoordeling ‘verwerker’ te noemen.

8.5. Wij verstrekken gegevens aan bevoegde instanties wanneer wij daartoe rechtsgeldig verplicht zijn. Bij een geschil verstrekken wij uitsluitend de voor de behandeling noodzakelijke gegevens aan bevoegde adviseurs of instanties, met inachtneming van de toepasselijke regels voor gevoelige gegevens.

8.6. Momenteel delen wij geen cliëntdossiers met externe coaches of consulenten voor uitvoering van de begeleiding. Bij een toekomstige samenwerking bepalen wij vooraf de rollen, de noodzaak van toegang en de rechtsgrond. Je ontvangt passende informatie en waar nodig wordt afzonderlijke toestemming gevraagd. Gezamenlijke verantwoordelijkheid vereist passende afspraken; bij een zelfstandige verantwoordelijke geldt diens eigen informatieplicht.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

9.1. Gebruik van internationale leveranciers kan verwerking of toegang buiten de Europese Economische Ruimte (EER) meebrengen. Ook toegang vanuit een ander land kan een doorgifte zijn. Wij controleren dit per leverancier, dienst en ingeschakelde functie.

9.2. Een doorgifte gebeurt alleen met een toepasselijk mechanisme uit hoofdstuk V AVG, bijvoorbeeld een geldig adequaatheidsbesluit voor de betrokken ontvanger of passende standaardcontractbepalingen, met beoordeling van de bescherming en aanvullende maatregelen waar nodig. Een Amerikaans adres of de aanwezigheid van een Europees datacentrum bewijst op zichzelf niet dat de doorgifte rechtmatig is.

9.3. Via artikel 1 kun je informatie vragen over de concrete bestemmingen en een kopie of beschrijving van de toepasselijke waarborgen. Voor een optionele Zoom-AI-verwerking verstrekken wij de relevante informatie vóór activering. Algemene toestemming voor dit privacybeleid is geen vervanging voor passende doorgiftewaarborgen.

10. Bewaartermijnen

10.1. Wij beperken bewaring per doel en gegevenscategorie. Na afloop verwijderen of anonimiseren wij gegevens, tenzij een concrete wettelijke verplichting of een noodzakelijk en onderbouwd geschil verdere bewaring rechtvaardigt. Wij kopiëren niet zonder noodzaak het volledige begeleidingsdossier naar de boekhouding.

10.2. Algemene contactaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden, bewaren wij tot maximaal twaalf maanden na de laatste inhoudelijke afhandeling. Niet-noodzakelijke gevoelige informatie verwijderen wij eerder.

10.3. Bestel- en contractgegevens bewaren wij tijdens de overeenkomst. Na afloop bewaren wij alleen noodzakelijke bewijs- en administratieve gegevens gedurende de toepasselijke wettelijke bewaar- of verjaringstermijn. Voor facturen en btw-stukken geldt in beginsel tien jaar, voor facturen en andere stukken gerekend vanaf 1 januari van het jaar na hun uitreiking. Een bijzondere wettelijke termijn kan hiervan afwijken.

10.4. Niet-medische coachingnotities en assessmentantwoorden bewaren wij tijdens het traject en maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke begeleidingscontact. Wij beoordelen eerder verwijderen wanneer de informatie niet meer nodig is. Alleen het noodzakelijke deel kan langer afgeschermd worden bewaard voor een concreet geschil of toepasselijke wettelijke verplichting. Voor een gereglementeerd patiëntendossier geldt een afzonderlijk wettelijk regime dat vóór de start van die zorg wordt toegelicht; de termijn voor gewone coaching is daarop niet zonder meer van toepassing.

10.5. Account- en voortgangsgegevens bewaren wij zolang de overeengekomen toegang loopt en tot maximaal twaalf maanden daarna voor afronding en ondersteuning. Daarna verwijderen of anonimiseren wij deze gegevens, behoudens afzonderlijk noodzakelijke bewijsstukken. Als je eerder om verwijdering vraagt, leggen wij uit welke gevolgen dat heeft voor je toegang en welke gegevens wettelijk moeten blijven bestaan. Een beloofde langere toegang wordt niet stilzwijgend door deze termijn verkort.

10.6. Nieuwsbriefgegevens gebruiken wij tot je uitschrijving of intrekking. Wij stoppen daarna de marketingverzending en verwijderen overbodige profielgegevens binnen dertig dagen. Een minimaal uitschrijvingskenmerk kan worden bewaard zolang onze verzendlijsten worden gebruikt om te voorkomen dat je opnieuw onbedoeld wordt toegevoegd. Bewijs van toestemming en intrekking bewaren wij afgeschermd maximaal vijf jaar na uitschrijving voor verantwoording, tenzij een concrete procedure langere bewaring noodzakelijk maakt. Dit bewijs gebruiken wij niet voor nieuwe marketing.

10.7. AI-samenvattingen in Zoom verwijderen wij uit de actieve Zoom-opslag uiterlijk dertig dagen na de sessie. Alleen gecontroleerde, noodzakelijke informatie die in het begeleidingsdossier wordt opgenomen volgt de bewaartermijn van dat dossier. Voor brongegevens, tijdelijke transcripties, eventuele opnamen, technische kopieën en subverwerkers gelden de afzonderlijk vooraf meegedeelde en gecontroleerde termijnen. Zonder een vastgesteld passend bewaarschema activeren wij deze functies niet bij cliëntgesprekken.

10.8. Gewone beveiligings- en serverlogboeken bewaren wij maximaal negentig dagen. Relevante gegevens over een concreet beveiligingsincident mogen langer worden afgeschermd zolang het onderzoek of de afhandeling dat noodzakelijk maakt. Voor cookies en andere tracking staan de specifieke termijnen in het cookiebeleid.

10.9. Back-ups worden volgens een gecontroleerde rotatie overschreven, met als beleidsgrens negentig dagen na verwijdering uit actieve systemen. Zij worden niet gebruikt om verwijderde gegevens opnieuw actief te exploiteren. Bij herstel passen wij eerdere verwijderverzoeken opnieuw toe. Als een externe dienst technisch een afwijkend schema vereist, beoordelen en vermelden wij dat vóór de betrokken verwerking.

11. Cookies en nieuwsbrieven

11.1. Strikt noodzakelijke cookies kunnen zonder toestemming worden gebruikt voor een door jou gevraagde dienst of noodzakelijke communicatie. Voor andere cookies en vergelijkbare technieken, zoals niet-noodzakelijke analyse- of advertentiepixels, vragen wij vooraf toestemming. Een gerechtvaardigd belang voor websiteverbetering vervangt die toestemming niet.

11.2. Via de cookie-instellingen kun je niet-noodzakelijke cookies aanvaarden, weigeren of je keuze wijzigen. Intrekken moet even gemakkelijk zijn als toestemming geven. Het cookiebeleid vermeldt de werkelijke technieken, aanbieders, doelen en bewaartermijnen. Reeds geplaatste niet-noodzakelijke tracking mag niet verder worden gebruikt op basis van ingetrokken toestemming.

11.3. Iedere nieuwsbrief bevat een eenvoudige uitschrijfmogelijkheid. Persoonsgebonden meting van openen of klikken vraagt een afzonderlijke beoordeling en passende informatie en toestemming waar vereist; deze meting volgt niet automatisch uit toestemming om een nieuwsbrief te ontvangen.

12. Groepssessies en communities

12.1. Wat je in een community plaatst of in een groepssessie deelt, kan zichtbaar of hoorbaar zijn voor andere deelnemers. Wij maken vooraf duidelijk voor welke groep. Deel alleen wat je daar wilt delen en respecteer de vertrouwelijkheid van anderen. Wij nemen passende maatregelen, maar kunnen het eigen handelen van elke andere deelnemer niet volledig controleren.

12.2. Een bijdrage in een besloten groep is geen toestemming om die openbaar te publiceren of voor reclame te gebruiken. Voor herkenbare testimonials, foto’s of publicaties maken wij afzonderlijke afspraken en vragen wij toestemming waar dat de toepasselijke grondslag is.

13. Jouw rechten

13.1. Binnen de voorwaarden van de AVG kun je inzage en een kopie vragen, onjuiste gegevens laten verbeteren, gegevens laten wissen, de verwerking laten beperken en bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

13.2. Voor gegevens die je zelf hebt verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst, kun je waar toepasselijk gegevensoverdraagbaarheid vragen: ontvangst in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en, indien technisch mogelijk, rechtstreekse overdracht.

13.3. Je kunt toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Voor direct marketing stoppen wij de betrokken verwerking zodra je je uitschrijft, je toestemming intrekt of bezwaar maakt. Je hoeft daarvoor geen reden op te geven.

13.4. Rechten zijn niet in alle situaties onbeperkt. Zo kan een wettelijke bewaarplicht wissen verhinderen en moeten wij bij inzage de rechten van anderen respecteren. Als wij een verzoek niet volledig kunnen uitvoeren, leggen wij uit waarom en welke klacht- of beroepsmogelijkheden je hebt.

13.5. Dien je verzoek in via artikel 1. Wij reageren zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn wettelijk met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren je daarover binnen de eerste maand met de reden. Bij redelijke twijfel vragen wij alleen de aanvullende identificatie die noodzakelijk is, niet standaard een volledige identiteitskaart.

13.6. Verzoeken worden in beginsel kosteloos behandeld. Alleen waar de AVG dit uitdrukkelijk toestaat, bijvoorbeeld bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken, kan een redelijke vergoeding of gemotiveerde weigering volgen.

13.7. Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen. Je kunt ook terecht bij een bevoegde toezichthouder in de EU, onder meer waar je gewoonlijk verblijft of werkt. Een gerechtelijk rechtsmiddel blijft mogelijk.

14. Verplichte en optionele gegevens

14.1. Bij het verzamelen geven wij aan welke gegevens nodig zijn voor de overeenkomst of een wettelijke verplichting en welke optioneel zijn. Zonder noodzakelijke contact-, bestel- of facturatiegegevens kunnen wij een aanvraag of bestelling mogelijk niet uitvoeren. Wij leggen dat concreet uit.

14.2. Toestemming voor een nieuwsbrief, marketingtracking of een optionele AI-samenvatting is geen voorwaarde voor het afnemen van de gewone dienstverlening. Voor gezondheidsgegevens gelden de bijzondere waarborgen in artikel 5.

15. Minderjarigen

15.1. Ons gewone aanbod richt zich op volwassenen vanaf achttien jaar. Dit is een keuze voor onze doelgroep en geen bewering dat de AVG in België voor alle verwerkingen dezelfde leeftijdsgrens hanteert.

15.2. Als wij uitzonderlijk begeleiding aan een minderjarige overwegen, beoordelen wij vooraf bekwaamheid, vertegenwoordiging, aard van de dienst, gegevensgrondslagen en eventuele patiëntenrechten. Wij regelen de noodzakelijke betrokkenheid van een wettelijke vertegenwoordiger zonder de eigen rechten en vertrouwelijkheid van de minderjarige automatisch opzij te zetten. Een algemene ouderlijke toestemming dekt niet elke mogelijke verwerking.

15.3. Ontvangen wij buiten zo’n kader gegevens van een minderjarige, dan beoordelen wij de rechtmatigheid en noodzaak en verwijderen wij wat niet mag of hoeft te worden bewaard.

16. Beveiliging

16.1. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op aard en gevoeligheid van de gegevens en de risico’s. Daaronder vallen toegangsbeperking, veilige authenticatie, vertrouwelijkheidsafspraken, beheer van updates, passende beveiliging van opslag en verzending en gecontroleerd back-upbeheer.

16.2. Wij beperken het opnemen van gevoelige gegevens in algemene e-mails, exports en koppelingen. Software wordt niet uitsluitend op gebruiksgemak gekozen; wij beoordelen ook toegang, instellingen en contractuele waarborgen. Absolute veiligheid kan niet worden gegarandeerd, maar dat vermindert onze wettelijke verplichtingen niet.

16.3. Een mogelijk datalek onderzoeken en behandelen wij volgens de AVG. Waar vereist melden wij het aan de bevoegde toezichthouder en informeren wij de betrokken personen. Vermoed je misbruik of een beveiligingsprobleem, neem dan contact op via artikel 1.

17. Wijzigingen van dit beleid

17.1. Wij passen dit beleid aan wanneer onze werking of de toepasselijke regels veranderen. De actuele versie en datum zijn beschikbaar op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen in de verwerking informeren wij betrokkenen passend en tijdig.

17.2. Een nieuwe versie maakt eerder onrechtmatige verwerking niet alsnog rechtmatig en vervangt geen nieuwe toestemming wanneer die nodig is. Wij beoordelen nieuwe doeleinden en verwerkingen voordat wij ermee beginnen.